Коллеги - педагогический журнал Казахстана

Наша библиотека

Главная » Файлы » В помощь учителю » Информатика

Дәстүрлі іс қағаздарын жүргізудегі және электрондық құжат айналымының маңызы.
[ · Скриншот ] 2017-05-17, 10:25 AM
Дәстүрлі іс қағаздарын жүргізудегі және электрондық құжат айналымының маңызы.

Тақырыптың өзектілігі: Қазақстанның тәуелсіз мемлекет ретінде дамуында сыртқы және ішкі, дәстүрлі және заманауй факторлар өз сабақтастығын тауып жатыр. Сабақтаса отырып дамудың белгілі бір деңгейіне жеткен еліміз үшін бүгінгі таңдағы басты міндет – келешек ұрпаққа өшкенін қайта жандыртып, ұмытылғанын қайта еске салдыру.
Әр заманның өзіндік ерекшеліктеріне байланысты құжаттар да өзіндік сипатқа ие болуда. 20 – шы ғасырдың басында дәстүрлі жазба құжаттармен қатар өмірге электронды құжаттар ұғымы келді. Көзбен көріп, құлақпен естіп білетін жаңа сарындағы құжаттар елдің саяси және мәдени өмірінің айнасына айналды. Ғасыр басында өмірге келген құжаттардың шоғырын іздеп тауып, жүйелеп сақтау сол заманда мұрағаттар алдында тұрған басты міндет еді. Көп жылдар бойына осы жұмыс атқарылып келе жатыр.
Кез келген ұйымның күнделікті қызмет барысында түрлі құжаттар түзіледі. Олар: бұйрықтар, келісім-шарттар, бағдарламалар, жоспарлар, жұмсалатын қаржы сметасы, есеп берулер және т.б. Мұнымен қоса әрқилы іскерлік байланыстар бойынша өзге ұйымдардан да құжаттар келіп түсіп жатады. Уақыт өткен сайын олардың қатары көбейіп, көлемі ұлғая беретіндіктен қажетті құжаттарды іздеп табу ісі де күрделене түседі. Тіпті бірте-бірте ол проблемаға айналады.
Тақырыптың зерттелу деңгейі. Мәселенің тарихнамасына тоқталмас бұрын Қазақстанның мұрағат ісі КСРО кезіндегі мұрағат ісімен тығыз байланысты екенін еске сала кеткен жөн. Сол себептен де осы тақырыпқа байланысты онсыз да онша көп емес зерттеулер мен арнайы оқу құралдары көбіне Ресей авторларының еңбектерінде кездеседі. Алайда Қазақстан мұрағаттары мен Ресей және Европа тәжірибелерінен енгендігіне күмән жоқ. Алайда қазіргі таңда, еліміздің мұрағаттары сол тәжірибелерді жинақтап, өз алдарында дербес мұрағаттарға айналғанын байқаймыз. Оған себеп болған сол кездегі саясат еді. Ал тәуелсіз Қазақстан тарихнамасында осы мәселе төңірегінде жазылған еңбектердің саны көп емес. Қайта керісінше, Отандық тарихнаманы жаңа белеске көтерер еді. Тақырыптың аса зерттелмегеніне байланысты, біз электронды мұрағаттардың шетелерде дамығанын байқадық. Сонымен көп мәнді, Европа, АҚШ, Ресей Федерациясы және ТМД елдері арасында электронды мұрағатты алғаш қолдана білген Беларусь Республикасының тәжірибелеріне сүйендік.
Қазақстан Республикасында аталмыш тақырыпқа тек қана, қазіргі таңда электронды мұрағатты қолданысқа енгізген Қазақстан Республикасының Президенттік мұрағаты (бұдан былай ҚР ПМ) және Қазақстан Республикасының Орталық мемлекеттік мұрағаты (ҚР ОММ) тәжіриблеріне қарап, қорытынды жасай аламыз. Сонымен, жалпы құжаттарға, соның ішінде электронды құжататарға байланысты кеңес кезінде шыққан еңбектер баршылық. Алайда, тәуелсіз Қазақстан тарихнамасында бұл мәселемен айналысып жүрген зерттеушілердің саны артуда.
Жұмыстың ғылыми жаңалығы. Тәуелсіз Қазақстан алдыңғы сатыдағы елу елдің қатарына кіру үшін бүгіннен басталып өте үлкен көлемде қоғамдық маңызы зор жұмыстар атқарылуы тиіс. Елдің рухани, мәдени жағынан дамуында аудиовизалды құжаттардың маңыздылығы қандай деңгейде екендігі айқын нәрсе. Алайда, осы құнды деректерді жинақтау, сақтау, пайдалану және ғылыми айналымға енгізу шаралары ақсақтық танытып отыр.
Жұмысты жазу барысында көптеген қоғамдық, тарихи, саяси, әлеуметтік көзқарастарға ғылыми талдау жасалып төмендегідей жаңалықтарға қол жеткізілді.
- Электронды құжаттарды есепке алу және сақтау принциптеріне шолу жасала отырып, оларды пайдаланудың жаңа заманға сай даму тенднциялары ұсынылды. Қазіргі заманғы ғылым мен техниканың дамуына байланысты фотоқұжаттардың көшірмелерін цифрлеу әдісі арқылы алу мәселесі жұмыс барысында кең талқыға түсті. Мұрағаттардың заманауй талаптарға сай дамуына жаңа ұсыныстар жасалды.
Халықаралық стандарттар мен жұмыс тәжірибесін ескере отырып, электрондық құжат айналымының және электрондық құжаттарды мұрағатта сақтаудың нормативтік әрі әдістемелік базаларын одан әрі дамыту мақсатында мыналарды әзірлеу керек;
– электрондық құжаттар форматы жөнінде, оларды тасымалдау, сипаттау, сақтау істері бойынша республикалық стандарттар; электрондық құжаттар миграциясын өткізу жөніндегі технологиялық регламент; терминдер мен анықтамалар;
– электронды құжаттарды сақтауға қатысты ведомстволық және мемлекеттік мұрағаттардың жұмыс ережелері;
– электрондық құжаттармен жұмыс және электрондық құжат айналымын жүргізу жөніндегі тұрптты нұсқаулық;
– тұрақты сақталатын электрондық құжаттар тізімдемесі;
– мемлекеттік сақтауға және ұзақ уақытқа мұрағаттық сақтауға берілетін электрондық құжаттардың электрондық цифрлық қолтаңбаларын сәйкестендіру жөніндегі нұсқаулық;
Осымен қатар, электронды құжаттар бойынша жұмыс жүргізу барысында қолданылатын тәсілдердің ортақ (бірдей) болуын көздейтін шараларды әзірлеу қажеттілігі айтылды. Атап айтқанда;
– құжаттардың қағаз жүзіндегі түпнұсқалары мен олардың электрондық нұсқаларын міндетті комплектіде сақтау;
– мұрағатшылардың мәліметтер базасын жобалау мен оларды басқару жөніндегі техникалық тапсырмаларды әзірлеуге қатысуы;
– құндылықтар сараптамасының негізгі принциптері мен өлшемдерін сақтау;
– Ұлттық мұрағат қорын толықтыру көздері – мекемелерде және мемлекеттік мұрағаттарда ғылыми–анықтамалық аппарат жасау және сипаттау әрі есеп жүргізу жөніндегі сабақтастықты қамтамасыз ету;
Электрондық құжат айналымының бірыңғай жүйесі қауіпсіздігін қамтамасыз ету үшін электрондық құжаттарда электрондық цифрлық қолтаңбаларды қолдану принциптерін және электрондық құжаттардың электрондық цифрлық қолтаңба қоюға арналған деректемелер жинағын белгілеу қажет деп танылды.
Ақпараттандыру және байланыс жөніндегі агенттіктен мемлекеттік органдардағы ақпараттық жүйе бойынша жұмыс жүргізуші кадрлар құрамын нығайтуға байланысты көмек сұрау.
Билік органдары мен ұйымдарда электрондық құжаттар мұрағатын жасақтау, ұйымдастыру және іске қосу мәселелерінің көкейкестілік сипаты жыл өткен сайын арты түсуде. Олар қағаз құжаттармен бірге ұйымның бірыңғай құжаттамалық қорын құрайды. Ұйым мұрағатындағы ақпараттың бұл екі түрін де (қағаз және электрондық) тұтас бірлікте қарастыру шарт.
Осыған байланысты электрондық ақпарат ресурстарын сақтау мен бұл істе кездесетін қиындықтарды жеңу жолдары мұрағаттың мұндай түрін ұйымдастыру методологиясында маңызды мәнге ие.
Мұрағатшылар құжаттарды (басқару құжаттары, фотосуреттер, пошта карточкалры т.б.) дәстүрлі әдіспен қабылдайды, яғни ақпараттың материалдық негіздерін сақтауға алады және оған қол жеткізілуін қамтамасыз етеді. Қазіргі кезде электрондық ақпаратты басқару міндеті туындап отыр. Ұйымдарда қандай электрондық құжаттар қалыптасады және сақталады? Бұлар:
– жобаларды әзірлеу кезінде пайдаланылған қағаз құжаттардың мәтінді және басқа материалды файлдары;
– бухгалтерия, кадрларды басқару, іс қағаздарын жүргізу жүйелеріндегі ақпараттық–іздестіру бағыты бойынша мәліметтер базасы;
– ақпараттық анықтамалық жүйелер – бірінші кезекте, құқық пәндері бойынша барлық заңдар және нормативтік актілердің көшірмелері түріндегі ақпаратты қамтитын құқықтық және нормативтік жүйелері, т.б.
«Электрондық құжаттың» ақпараттық табиғатына тән бір ерекшелік – ол қағаз құжаттарға қарағанда әлдеқайда ұзақ сақталады және одан гөрі сенімдірек. Мұнда ақпарат сақталатын негізге емес, сол ақпараттың өзіне баса назар аударылады. Оның материалдық негізін сақтауға байланысты жұмыстар қосалқы мәнге ие болады. Әйтсе де, бұл құжаттарға қатысты нәрселердің бәрін: ақпаратты (мазмұнын), материалдық негізді, деректемелер мен құжат әзірлеу технологиясын және оны қолдану тәсілдерін тұтас бірлікте алып қарау қажет. Ақпарат жазылатын қандай да бір негіз болмаса, құжат та болмайды. Электрондық құжат та сол сияқты. Электрондық құжаттарды сәйкестендірудің, ең бастысы түпнұсқалардың мәні зор. Электрондық құжаттарды сәйкестендіру мен түпнұсқаландырудың үйлесімді әдістемесін жасау – алыс болашақта да олардың түпнұсқалық қасиетін сақтауға кепіл бола алады. Әйтсе де бірыңғай баламалы технологияларды қолданбайынша электрондық құжат өз негізіндегі файл күйінде қала береді. Мұндай электрондық құжаттарды мәтіні өшіп қалған қағаз құжаттармен салыстыруға болады: құжат бар болғанымен, іс жүзінде жоққа тән. Яғни электрондық құжатты файлдан шығарып, ақпаратын монитор экранынан оқуға болатын жағдайға келтіргеннен кейін ғана «құжат» деп есептеуге болады.
Бұған алыс шетелдердің кітапханалары мен ғылыми мекемелерінде жатқан құнды тарихи құжаттарды іздеу мен алуды қосыңыз. Ендеше, мұрағат ісі саласында халықаралық ынтымақтастықты кеңінен дамытпай болмайтыны басы ашық нәрсе. Ал біздің ақпараттық ресурстарды жинақтау, жүйелеу, іздестіру мен пайдалануымызды дамыған елдермен қатар қою, ешкі мен түйені салыстырғандай. Бұл үшін, яғни біздегі мемлекеттік мұрағаттың құрылымы халықаралық стандартқа сай болуы және мемлекеттің, қоғамның, азаматтардың ақпараттық қолжетімділігін арттыру үшін еліміз мұрағаттары материалдық-техникалық базасын түбегейлі жаңартып, соңғы үлгідегі электронды техника және автоматтандырылған технологиямен қамтамасыз етілуі керек. Сонда ғана бірте-бірте шаң басқан мұрағаттардан құтылып, оның орнына Электронды мұрағатқа көшіп, бірыңғай автоматтандырылған ақпараттық жүйеге қол жеткізетін боламыз. Ал қазіргідей бірыңғай мәліметтер базасының және мемлекеттік мұрағаттардың автоматтандырылған ақпараттық жүйесінің болмауынан бұл саладан өзіңізге қажетті сұранысыңызға оң жауап алуыңыз қиын. Осылайша мемлекеттің де, сол мемлекеттің бір бөлшегі болып табылатын азаматтардың да өздеріне қажетті мұрағаттық ақпаратты алудағы заңды құқықтары мен мүдделері аяқасты болып жатыр деуге болады.
Қазір электрондық құжаттар бойынша жұмыс жұмыс жүргізу ісінде мынадай проблемалар бар:
– электрондық құжаттар бойынша жүргізілетін жұмыстарды нормативтік–әдістемелік құралдармен қамтамасыз ету деңгейі ақпараттық–технологиялық тұрғыда қамтамасыз ету деңгейінен артта қалып келеді.
– атқарушы билік органдарындағы электрондық құжаттар бойынщша жүргізілетін жұмыстарға қолданылатын техникалық жабдықтардың әр тектілігі.
– басқару органдарындағы құжаттаманы басқару ісін автоматтандыру жөнінде қолданылатын бағдарламалық құралдардың әр түрлілігі.
– құжаттарды басқарудың автоматтандырылған жүйесі мен құжаттарды мұрағаттық сақтау ісінің ұштаспауы.
Электрондық құжат айналымының құқықтық базасын қалыптастыру – істің жартысы ғана. Енді алда келесі кезең – электрондық құжаттарды ұзақ мерзімдік сақтаудың сенімді жүйесін жасау кезеңі тұр. Бұл технологиялық шараларды да, ұйымдастыру шараларын да қамтиды. Бізге мәлім алғашқы тәжірибелер Беларус мұрағаттарынан алынды. Сондықтан Қазақстан мұрағаттары да сол шараларды атқарды .
Қорытынды.
Жұмысымның барысында қарастырылған мәселелер бүгінгі күндері өзінің актуалдығын жоғалтқан жоқ.
Жалпы мұрағаттану саласындағы дәстүрлі құжаттар кейінен электронды құжаттар пайда болу тарихын қарастыра отырып, республикамызда жалпы мұрағат саласының дамуы кешегіден бүгінге дейін, соның ішінде жалпы құжаттарды сақтайтын мұрағаттардың дамуының өзіндік ерекшеліктерін ашып көрсеткім келді. Қарастырған мәселені зерттей келе түйіндейтін ойымыз – электронды құжаттар өз дамуын тоқтатқан жоқ. Қайта керісінше, аталмыш құжаттар дамудың белгілі бір сатысынан өтуде. Болашаққа жасалар болжамдар да өзінің обьективті сипатын жоғалтқан емес. Қайта, өркендеп, дамып отырған Қазақстан Республикамызда,
Дәстүрлі және электронды құжаттар – уақыт бейнесі. Жай ғана бейнесі емес, шыншылдыққа, объективтілікке толы бейнесі. Ал сол бейнелердің еш жерін өшірмеу үшін мұрағат қызметкерлері, қоғам қайраткерлері және қарапайым халық бірлесіп жұмыс атқаруы қажет.

Пайдаланылған әдебиеттер.
1. Шепель В.Н. «О некоторых проблемных вопросах внедрения электронного архива» //Ақпараттық-әдістемелік бюллетень. Алматы. 2006. С. 5-14.
2. Адильгужин А.А. Основные правила учета и передачи в государственные архивы электронных документов // Қазақстанда іс-жүргізу. 2006. № 2. С. 5-8.
3. Адильгужин А.А. Основные тенденции развития архивов // Қазақстанда іс-жүргізу. 2006. № 1. С. 5-8;
4. Материалы Республиканского семинара-совещания посвященного 5-летию принятия Закона Республики Казахстан «О Национальном архивном фонде и архивах». Алматы, 2003.
5. «Президенттің 2003 жылғы 4 сәуірдегі Қазақстан халқына жолдауына сәйкес Қазақстан Республикасы Ұлттық мұрағат қорын сақтау мен толықтырудың өзекті мәселелері». // Республикалық семинардың материалдары. Алматы, 2003.
6. Материалы Республиканского семинара-совещания посвященного 5-летию принятия Закона Республики Казахстан «О Национальном архивном фонде и архивах». Алматы, 19 декабря 2003. Алматы, 2003.
7. Материалы Международной научно-практической конференции «Правовые проблемы архивного дела в Евразиатском регионе». Астана, 27 февраля 2002. Астана, 2002.
Категория: Информатика | Добавил: meruert_janatovna | Теги: Нугманова
Просмотров: 158 | Загрузок: 0 | Рейтинг: 0.0/0
Добавлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи.
[ Регистрация | Вход ]
Среда, 2017-07-26, 1:25 PM
Приветствую Вас Гость

Форма входа

Категории раздела

Психология [178]
Педагогика [302]
Математика [824]
Физика [264]
История [360]
Классному руководителю [539]
Русский язык и литература [723]
Физическая культура [224]
Английский язык [433]
Искусство [195]
Родительский совет [17]
Биология [337]
Информатика [382]
Начальная школа [1951]
Мой Казахстан [250]
Технология [138]
Самопознание [180]
Технология труда [61]
Персональная рубрика учителя технологии труда Шукурова Суюнгали Сагинтаевич. Западно-Казахстанская область,Жанибекский район,СОШ имени Т.Жарокова
НВП и ОБЖ [46]
Профессиональное образование [168]
Дошколенок [508]
География [138]
Школьная библиотека [54]
Казахский язык и литература [585]
Химия [41]

Социальные закладк

Поиск

Друзья сайта

Академия сказочных наук

  • Театр.kz

  • /li>
  • Статистика

    Рейтинг@Mail.ru