Қызметтік хаттар - бұл қандай да бір мәселе туралы мекемелермен, ұйымдармен және жеке тұлғалармен пікір алмасу құралы қызметін атқаратын, әр түрлі мазмұндағы құжаттардың үлкен тобының жинақталған атауы.
Ақпараттық-анықтамалық құжаттарға хаттар, жеделхаттар, телефонограммалар, актілер, анықтамалар, мағлұмат хаттар мен түсінік хаттар, арыздар т.б. жатады. Ішкі, тысқы ақпараттық -анықтамалық қатынас хаттар басқару құжаттары көлемінің 80 пайызын құрайды.
Бастамалық хаттарға мыналар жатады: сұрау салу хаттары, өтініш хаттары, ескерту және хабарлама хаттары, жарлық хаттар, ілеспе хаттар. Жауап хат түрлері: ақпараттық, түсіндірме, рұқсат, тыйым салу хаттары т.б.
Жоғары мекемелер мен ұйымдардан түсетін хаттардың мазмұны әдетте нұсқау, түсіндіру, ресми сұрау салу түрінде болады. Салаға бағынышты мекемелер хабарлар, сұратулар жібереді. Тең дәрежедегі қатарлас мекемелер өтініш, ұсыныс, растау, хабарлар т.б. алмасады.
Хаттар арнайы қағаздарға (Қосымшаны қараңыз) толтырылады және мынадай деректемелерден тұрады: қабылдаушы, бұрыштама, бақылау белгісі, мәтін тақырыбы, мәтін, қосымшаның бар екені туралы белгі, қолы, орындаушы туралы белгі, мәліметтердің магнит таспасына аударылғаны туралы белгі, хаттың келіп түскені туралы белгі.
Хат мәтіні, әдеттегідей, екі бөліктен түрады. Алдымен хатты жазуға себеп болған жағдайлар (фактілер, оқиғалар, өзге құжаттарға сілтемелер) көрсетіледі, содан кейін қорытынды, ұсыныс,өтініш- тілектер жазылады.
Мәтінді қүрастыруда мынадай грамматикалық үлгілер пайдаланылады: өтінемін, өтінеміз, кәсіпорын өтініш жасайды, басшылық пен еңбек ұжымы өтініш жасайды, ұсыныс енгіземіз, ұсынамыз, хабарлаймыз, түсіндіреміз, мәлім етеміз т.с.с.
Жіберілетін (шығыс) хаттарға мүдделі лауазым иелері бұрыштама белгі соғады. Мысалы, қаржы мәселесі бойынша хатқа бас бухгалтер белгі соғады. Бұрыштама белгілер кәсіпорынның өзінде қалатын хат көшірмесінің алдыңғы бетіне қойылады.
Егер құжат екі адрес бойынша жіберілетін болса, алдыңғы екі данасы арнаулы кағазға басылып, көшірмесі жай қағазға түсіріледі, яғни, барлығы үш дана болады.
Кей жағдайда хат мөрмен куәландырылады.
Қабылданатын (кіріс) хаттарға келіп түскендігі туралы белгі және кәсіпорынның басшы қызметкерлерінің тапсырманы орындауға алғандығы туралы бұрыштама белгі қойылады.
Онда орындаушының тегі, есімі, әкесінің аты, тапсырма мазмұны және орындау мерзімі көрсетіледі. Бұрыштамада міндетті түрде уақыты, қолы тұрады. Мысалы:
У.С. Әбеновке
Жауап жобасы
мерзіміне негізделіп дайындалсын.
01.05.97.
Егер құжатты орындаушылар саны бірнеше адам болса, олардың бәрі де бұрыштама белгіде көрсетіледі. Бірінші аталған адам орындауға жауапты болып саналады.
Белгі оң жақтан «қабылдаушы» мен «мәтін» деректемелерінің аралығына қойылады. Қызметтік хаттың құрылымы. Қызметтік хатты жазудың қалыптасқан тәртібі бар . Ол әркез сақталуы керек. Әдетте хат мынадай бөлітерден тұрады:
1. Тақырыбы
2. Күні
3. Хат жолданып отырған мекеменің аты мен адресаттың аты жөні.
4. Кіріспе сөз.
5. Хаттың жалпы мазмұнын, мақсатын көрсететін бөлік
6. Негізгі мәтін
7. Хатты аяқтай келе айтылатын сыпайгершілі сақтау сөздері.
8. Жіберушінің қолы
9. Қосымша берілетін болса, оған сілтеме қосымша.
10. Құжатты дайындаушы, жіберуші туралы мәлімет
11. Посткриптум (хаттың аяқ жағына қол қойғаннан кейін «PS» таңбаларын қойып тұрып, одан кейін жазылған сөздер.) .
Хат жазылатын парақтың сол жақ шетінен кемінде 2 см-дей, он жақ шетінен кемінде 1см орын қалдырылады. Ал төменгі және жоғарғы жағынан қалдырылатын орын біркелкі, кемінде 2 см. орын қалдыру қажет.
Хатты парақтың я бланкінің бір жақ бетке сыйдырған дұрыс Егер хат бірнеше беттен тұратын болса, бет нөмірі қағаздың оң жақ жоғарғы бұрышына қойылады.
Жазылу мақсатына қарай, хатта айтылатын мәселенің ерекшелігіне байланысты қызметтік хаттың бірнеше түрі болады. Олар:
1. Ресми хаттар
2. Жеке хаттар
3. Ұсыныс, кепілдемелік хаттар
4. Сұрау салу хаттар
5. Жолдама хаттар.
6. Жеделхаттар
7. Баяндау хаттар
8. Шағым хаттар
9. Циркуляр хаттар
10. Жауап хат
11. Ілеспе хат
12. Шақыру хаты
Ресми хат - белгілі бір мекеменің атқаратын жұмыстарына байланысты мәселелердің жазбаша хабарлануы.
Жеке хаттар- бұл хаттардың ерекшелігі айтылатын мәселе өрісінің кеңдігі және қызметтен тыс мәселелерге де арналатындығы. Бұл хаттар жеке тұлға атынан жазылады.
Ұсыныс хат-қызметкерді белгілі бір қызметке ұсыну жөнінде басшыға жазылған хат
Сұраныс хат-белгілі мекемеден керекті ақпаратты немесе құжатты жіберуді сұрау мақсатында жазылатын хат.
Жолдама хат -белгілі бір құжатпен бірге жіберілетін қосымшаның немесе қосымшалардың құрамы, мазмұны, көлемі, саны туралы ақпарат берілген хат.
Баяндау хат - мекеме басшысының атына жазылған белгілі бір мәселе туралы жан-жақты баяндалған құрастырушының ұсынысы мен талап-тілегі келтірілген.
Циркуляр хат - белгілі бір мекеменің бөлімшелеріне атқаратын қызметіне байланысты таспырма беру санатындағы бір мезгілде жөнелтетін хат.
Шағым хаттар- белгілі бір мекеменің немесе мекеме қызметкерінің заңсыз іс әрекетін көрсету, соған орай шара қолдануды сұрау мақсатында жазылады.
Жеделхаттар-ақпарат бру әдісі жағынан бірдей, әр түрлі мазмұндағы құжаттардың жалпы түрдегі жинақтама атауы.
Түсінік хат қандай да бір фактінің, оқиғаның себептерін түсіндіретін құжат.
Ілеспе хат- адресатқа қоса жіберілген құжаттар туралы ақпарат беретін, ілесіп жүретін құжат .
Ескертпе хат -қандай да бір міндеттеменің, жүргізілген іс-шаралардың орындалу мерзімінің жақындағаның немесе өтіп кеткендігі туралы жазылатын хат түр
Шақыру хаты - адресатты қандай да бір шараларға шақыратын хат түрі
Жауап хат -жауап талап ететін хат
Источник: http://yandex.kz/yandsearch?text=%D2%9B%D1%8B%D0%B7%D0%BC%D0%B5%D1%82%D1%82%D1%96%D0%BA%20%D1%85%D0%B0%D1%82%D1%82%D0%B0 |